Protocollo di Relazione

Per il coordinamento delle azioni di promozione a sostegno dell’offerta congressuale italiana
il giorno 26 ottobre 2005 alle ore 13:00 alla Fortezza da Basso di Firenze in occasione della Borsa internazionale del Turismo congressuale (BTC) tra:

Le Regioni aderenti al Progetto Italia for Events:

-La PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO
-La PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
-REGIONE CAMPANIA
-REGIONE EMILIA-ROMAGNA
-REGIONE LAZIO
-REGIONE LIGURIA
-REGIONE TOSCANA
-REGIONE UMBRIA
-REGIONE VENETO
-REGIONE FRIULI VENEZIA GIULIA
-REGIONE LOMBARDIA
-REGIONE MARCHE
-REGIONE MOLISE
-REGIONE SARDEGNA
-REGIONE SICILIA
-Il Ministero delle Attività Produttive
-ENIT
-Federcongressi di seguito denominati: Regioni, MAP, ENIT, Federcongressi

Premesso che:
La legge 135/2001, art. 5, comma 5, prevede interventi di cofinanziamento a favore delle regioni per progetti di sviluppo in ambito interregionale.

Il Decreto Ministeriale 18 novembre 2003, del Ministero delle Attività produttive, definisce le finalità, la ripartizione delle risorse e le modalità per la presentazione di progetti di sviluppo turistico interregionali; di cui al citato art. 5 comma 5 della L.135/2001.

Il Decreto Ministeriale 11 novembre 2004 del Ministro delle Attività produttive prevede la possibilità dell’ampliamento e del potenziamento dei suddetti progetti utilizzando ulteriori finanziamenti;
Tra i progetti approvati figura il progetto “Azione di promozione interregionale del sistema congressuale” che vede la partecipazione di ben quindici fra Regioni e Province autonome, con la Regione Toscana capofila, con uno stanziamento complessivo di risorse pubbliche per euro 6.125.397,68.
Gli aderenti al progetto hanno predisposto e trasmesso al Ministero Attività Produttive in data 17 agosto 2004 il progetto esecutivo, che prevede la realizzazione di attività comuni e di attività individuali.
Il progetto si propone di promuovere l’offerta del sistema italiano dei congressi e dei viaggi di incentivazione e di sostenerne le azioni di commercializzazione soprattutto verso i mercati esteri, di promuovere la costituzione di una rete di Convention Bureaux o di altre forme di coordinamento dell’offerta congressuale per favorire l’aggregazione delle realtà locali, di migliorare l’offerta di servizi congressuali e di ottimizzare la comunicazione mediatica delle destinazioni e dei servizi congressuali presenti sul territorio delle Regioni e Province autonome partecipanti, con l’obiettivo di ottenere l’ulteriore sviluppo di un turismo di qualità, ad alto valore aggiunto, che aumenti l’indotto economico di tutto il settore terziario e destagionalizzi i flussi turistici.
Il progetto prevede una serie di interventi comuni quali la partecipazione a fiere e workshop, la realizzazione di eventi mirati, di indagini di mercato e ricerche, iniziative di marketing diretto, azioni promo-pubblicitarie (realizzazione del catalogo dell’offerta, sito web, campagne pubblicitarie.ecc.), la formazione di operatori.
Il progetto prevede una serie di interventi autonomi da parte degli aderenti, quali azioni varie per la presa di contatto con i propri territori, campagne promozionali, marketing diretto, realizzazione di materiali, di congressi ed educational, di workshop, analisi di settore, incentivi per l’avvio dei Convention Bureaux, interventi formativi ed animazione.
Sono già stati conseguiti importanti risultati in termini di coordinamento dei soggetti, di attivazione delle risorse, di realizzazione di iniziative caratterizzate da una maggiore sinergia e qualità rispetto agli standard fino ad oggi garantiti.

Considerato che:
La competizione internazionale nel settore congressuale e dei viaggi di incentivazione richiede la condivisione di parametri di qualità e la strutturazione di un modello organizzativo partecipato che crei le premesse per la continuità e garantisca un costante collegamento fra i soggetti pubblici e le imprese.
Al fine di pervenire alla eventuale costituzione di un Organismo di promozione e commercializzazione a carattere nazionale si ravvisa l’esigenza di lavorare alla creazione di tale soggetto operativo in grado di interpretare le esigenze presenti e di offrire già nel breve termine risposte concrete, sia sul piano organizzativo che gestionale.
Nel corso dell’incontro tenutosi a Firenze in data 24 maggio 2005 è stata ravvisata l’esigenza di formalizzare un patto fra gli aderenti al progetto, allargato agli altri soggetti rappresentativi del mondo congressuale italiano, nella forma di un Protocollo di relazione, per allargare la base partecipativa, meglio raggiungere gli obiettivi del progetto e ottimizzare le risorse dei vari attori.
Tutto ciò premesso e considerato, i soggetti firmatari del presente protocollo convengono su quanto segue:

Art.1 - Validità delle premesse e delle considerazioni
Le premesse e le considerazioni costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Protocollo.

Art. 2 – Oggetto e finalità
Tramite il presente Protocollo le Regioni e le Province autonome aderenti al progetto interregionale di promozione del sistema congressuale, altre regioni, il Ministero per le Attività Produttive, l’ENIT e Federcongressi, al fine di creare un sistema funzionale alla promozione e allo sviluppo dell’offerta congressuale italiana si impegnano a raccordarsi ed a concordare, nel quadro della rispettiva pianificazione, le modalità e gli interventi per operare in modo coordinato e sinergico. In particolare intendono perseguire i seguenti obiettivi: ottimizzare e qualificare gli interventi promozionali comuni, armonizzare la promozione e la commercializzazione, presentare al meglio l’offerta congressuale di qualità, definire un programma coordinato di azioni promozionali.

Art. 3 - Impegni dei sottoscrittori
Tutti i soggetti firmatari del presente Protocollo di relazione si impegnano a dare il proprio apporto finalizzato al raggiungimento degli obiettivi del protocollo, ognuno per quanto di propria competenza.
Nella prima fase la Regione capofila del progetto interregionale di promozione del turismo congressuale si impegna ad assicurare a livello generale il raccordo fra i vari soggetti.
Tutti i soggetti firmatari del protocollo si impegnano a informare gli altri partecipanti sugli atti di programmazione e sulle iniziative che intendono attivare autonomamente.

Art. 4 - Comitato di Coordinamento
I soggetti sottoscrittori del protocollo di collaborazione si impegnano a riconoscere in un Comitato di Coordinamento il punto di riferimento per la definizione delle strategie, degli interventi comuni e del relativo monitoraggio in materia di:
-Studi, ricerche ed indagini di settore
-Definizione dei criteri di accesso alle singole azioni
-Alta formazione
-Programmazione degli interventi promo-pubblicitari
-Presenza coordinata nell’ambito delle più importanti fiere di settore
-Cooperazione alla redazione del sito interattivo Italia for events
-Realizzazione di Educational tours
-Eventuale creazione di un organismo di promozione e commercializzazione a carattere nazionale

Principale compito del Comitato di Coordinamento è presentare ai soggetti aderenti al protocollo delle proposte tecniche ed organizzative in merito agli interventi nelle materie sopra elencate.
La presidenza del Comitato di Coordinamento è assunta da un membro scelto tra i rappresentanti delle Regioni o delle Province autonome aderenti al progetto.
Il Comitato di Coordinamento dovrà assicurare un costante raccordo con le regioni che partecipano al progetto.
Il Comitato di Coordinamento è composto da:
-6 rappresentanti nominati dalle Regioni e dalle Province autonome (definiti nell’ambito della concertazione fra i soggetti)
-1 rappresentante nominato da ENIT
-3 rappresentanti nominati da Federcongressi
-1 rappresentante nominato dalle associazioni di categoria
Nella fase di primo impianto le funzioni di segreteria ed assistenza ai lavori del Comitato sono svolte dal personale della Regione Toscana.
Il Comitato nella sua prima seduta di insediamento provvederà ad approvare il regolamento interno indicante le proprie modalità di funzionamento. Fino all’approvazione del regolamento il Comitato si riunisce su convocazione del Presidente.
Le spese sostenute per la partecipazione ai lavori del Comitato sono a carico delle amministrazioni/associazioni di appartenenza di ciascun componente.

Art. 5 - Il Programma promozionale
Il Comitato di Coordinamento presenta ai soggetti aderenti al presente protocollo, entro il 31 maggio di ogni anno, una proposta di programma promozionale per l’anno successivo.
Ciascun soggetto aderente, entro 30 giorni dal ricevimento della stessa esprime il proprio parere sulla proposta, assicurando, in caso positivo, l’assunzione degli impegni di propria competenza (direttamente o per il tramite dei propri associati).
Il Comitato provvede, entro il 31 luglio di ogni anno, alla redazione del Programma promozionale di Italia for events.

Art. 6 - Composizione delle controversie
Per qualunque controversia dovesse insorgere tra le Parti in ordine al presente protocollo si procederà ad un tentativo di composizione amichevole. In caso di mancato raggiungimento di accordo valgono le disposizioni dell’art. 15 della Legge 241/’90.

Art. 7 - Durata
Il presente Protocollo ha la durata del Progetto Interregionale, (potrà essere ulteriormente rinnovato con l’accordo dei sottoscrittori) salvo disdetta di comune accordo in qualsiasi momento, ovvero disdetta di una delle parti da comunicarsi alle altre parti con lettera
raccomandata almeno tre mesi prima della scadenza dell’anno solare.

Art. 8 – Norme transitorie e finali
1) L’adesione al presente Protocollo è aperta ad ulteriori regioni
2) Per il primo anno di operatività (2005) il Programma promozionale relativo all’anno
successivo di cui all’art.5 sarà presentato dal Comitato di Coordinamento ai soggetti
aderenti entro un mese dalla sottoscrizione del presente Protocollo.

Letto e sottoscritto per accettazione